Manual de PDFecto

22. Casos de uso paso a paso

Revisar una factura y comprobar sus importes

  1. Abrir la factura con Abrir o arrastrándola a la ventana.
  2. Elegir Seleccionar texto, modo Extraer números, y arrastrar un recuadro sobre la columna de importes. Comprobar que el total del tique coincide con la base imponible de la factura.
  3. Si algo no cuadra, pulsar Copiar cantidades y pegarlas en Excel para revisarlas con calma.
  4. Marcar con Resaltar la línea dudosa y añadir una Llamada que la señale con un comentario, por ejemplo «¿Se aplicó el descuento?».
  5. Guardar con Guardar o enviarla con Email a quien deba revisarla.

Firmar un contrato y comprobar que nadie lo ha alterado

  1. Abrir el contrato y, en Documento › Firmar…, dibujar el recuadro de la firma en el espacio reservado.
  2. Elegir el certificado (archivo .pfx o AutoFirma), ajustar la firma visible y pulsar Firmar y guardar.
  3. Abrir el documento firmado: la franja verde confirma que el documento no ha cambiado desde que se firmó.
  4. Cuando el contrato vuelva firmado por la otra parte, abrirlo de nuevo: si la franja está en ámbar o en rojo, activar Mostrar cambios para ver exactamente qué se añadió o qué se cambió después de la firma.

Preparar instrucciones sobre un formulario

  1. Abrir el formulario y elegir Pasos.
  2. Hacer clic, o arrastrar para que la bola lleve flecha, sobre cada campo, en el orden en que debe rellenarse: 1, 2, 3…
  3. Añadir Notas con las explicaciones de cada paso.
  4. Si hay que recolocar algo, pulsar Esc, mover lo que haga falta y volver a elegir Pasos.
  5. Exportar a PDF plano para que nadie pueda mover las indicaciones, o a PowerPoint para presentarlo en una reunión.

Enviar un documento «escaneado» y sellado

  1. Abrir el documento y estampar el sello de la empresa con Sellos/Firmas donde corresponda.
  2. Activar Simular escaneo y ajustar el aspecto: escala de grises, un poco de inclinación, marcas de doblez.
  3. Con la herramienta activa, pulsar Email: se adjunta la copia escaneada, no el original.

Unir varios documentos y reducir su tamaño

  1. Abrir el primer documento y añadir los demás con Documento › Combinar/Unir…, o abrirlos en pestañas y usar Combinar pestañas.
  2. Ordenar las páginas arrastrando las miniaturas y eliminar las que sobren.
  3. Guardar el resultado con Guardar como y, si pesa mucho para enviarlo por correo, usar Documento › Comprimir PDF… con el nivel Equilibrada.

Comprobar qué ha cambiado en una nueva versión

  1. Abrir la versión antigua del documento.
  2. En Documento › Comparar con otra versión…, elegir la versión nueva.
  3. Recorrer la lista de cambios de la izquierda: cada clic lleva al cambio en las dos versiones.
  4. Cambiar a Superpuestas para ver también los cambios en imágenes y dibujos.