PDFecto firma documentos con certificado digital, siguiendo el estándar europeo PAdES, que reconocen Adobe Acrobat Reader y los validadores oficiales. Varias personas pueden firmar el mismo PDF, una detrás de otra.
Cómo se firma
En el menú Documento se elige Firmar…. El panel pide dibujar en la página el recuadro donde aparecerá la firma visible (Esc cancela).
Se arrastra el recuadro, por ejemplo en el espacio «Por el Prestador» de un contrato. Se abre el diálogo Firmar documento.
Se elige el certificado:
Archivo de certificado, válido en cualquier país: el certificado guardado en un archivo .pfx o .p12 (a veces llamado «copia de seguridad del certificado con clave privada») y su contraseña. En México, la e.firma del SAT: los archivos .cer y .key a la vez. Se pulsa Usar certificado y aparecen el titular, quién lo emitió y sus fechas de validez.
AutoFirma, en España: para el DNI electrónico, tarjetas y certificados instalados en Windows. Al firmar se abre el programa AutoFirma, que debe estar instalado, para elegir el certificado.
Se ajusta la firma visible: una imagen de la firma manuscrita (opcional) y el texto, que puede incluir datos automáticos del certificado con los botones Nombre del titular, Emisor del certificado, Fecha, Fecha y hora, Nº de serie, Motivo y Lugar; la fuente, el tamaño, el estilo y el color; y una vista previa. Se pueden indicar también un Motivo y un Lugar.
Se pulsa Firmar y guardar. El documento firmado se guarda como un archivo nuevo, y PDFecto ofrece abrirlo en una pestaña nueva para ver la firma.
En movimiento. Firmar el contrato con el certificado de prueba «Persona Ficticia»: recuadro de la firma, certificado y contraseña, y el PDF firmado abierto en su pestaña.Firmar documento. Se ha elegido «Archivo de certificado» y el certificado de prueba persona-ficticia.pfx con su contraseña. Debajo aparecen los datos del certificado, «Persona Ficticia», emitido por Autoridad de Certificación Ficticia, válido del 01/01/2026 al 01/01/2029, y la vista previa de la firma visible: «Firmado por Persona Ficticia el día 30/10/2026 con un certificado emitido por Autoridad de Certificación Ficticia».Documento firmado. El diálogo (marca 1) explica que el documento firmado se ha guardado como contrato_firmado.pdf y pregunta si se quiere abrir en PDFecto para ver la firma; el aviso verde (marca 2) confirma la descarga.
PDFecto comprueba que el documento no ha cambiado desde cada firma y si el certificado lo emitió una autoridad de la lista de confianza de la Unión Europea (la FNMT, el DNIe y el resto de autoridades reconocidas de los países de la UE). Cualquiera puede crear un certificado a nombre de otra persona, empresa u organismo: si no lo respalda una de esas autoridades, PDFecto lo avisa en ámbar. Lo que no comprueba es si el certificado ha sido revocado; para eso, abre el PDF en Adobe Acrobat Reader.
El estado de un documento firmado
Al abrir un PDF firmado, su estado se ve de un vistazo en dos sitios: una etiqueta de color junto al nombre del archivo, en la barra de título, y una franja del mismo color bajo las pestañas, que lo explica con una frase. El botón Ver firmas de la franja abre los detalles.
Color
Estado
Qué significa
Verde
Firmado digitalmente
El certificado lo emitió una autoridad de la lista de confianza de la Unión Europea y el documento no ha cambiado desde que se firmó.
Ámbar
Firmado · certificado sin garantía
El certificado es autofirmado: no lo ha emitido ninguna autoridad y cualquiera puede crear uno con cualquier nombre. El documento no ha cambiado, pero la firma no demuestra quién lo firmó.
Ámbar
Firmado · autoridad no reconocida
La autoridad que emitió el certificado no está en la lista de confianza de la Unión Europea (puede ser privada, de fuera de la UE o inventada), o PDFecto no puede comprobarla. El documento no ha cambiado, pero la firma no demuestra quién lo firmó.
Ámbar
Firmado · con cambios sin guardar
Se está modificando el documento en PDFecto. La firma solo cubre la versión firmada: si se guarda, los cambios quedarán fuera de la firma.
Ámbar
Firmado · modificado después de firmar
Después de firmar se le añadieron cosas, por ejemplo anotaciones u otra firma, que la firma no cubre. La parte firmada sigue intacta.
Rojo
Firmado · contenido firmado cambiado
Después de firmar se cambió contenido que estaba firmado, no solo se añadió algo. La firma ya no respalda lo que se ve.
Rojo
Firma no válida
El documento se modificó después de firmarlo y la firma ya no corresponde a su contenido.
Gris
Firma sin comprobar
PDFecto no puede comprobar esa firma; hay que verificarla con Adobe Acrobat Reader.
En movimiento. El contrato firmado: su franja, «Ver firmas» y el aviso al añadir un rectángulo.Firmado e intacto. El contrato firmado por Persona Ficticia muestra la etiqueta verde «Firmado digitalmente» (marca 1) y la franja verde (marca 2): «Firmado por Persona Ficticia, con un certificado de una autoridad de la lista de confianza de la Unión Europea. El documento no ha cambiado desde que se firmó».Ver firmas. El panel «Firmas digitales» muestra una tarjeta por cada firma: el firmante, «Firma íntegra», «Firma íntegra: el documento no ha cambiado desde que se firmó», organización, fecha y hora, motivo, ubicación, los cambios permitidos y los datos del certificado (autoridad, emisor, validez, número de serie y huella SHA-256).Cambios sin guardar. Al dibujar un rectángulo sobre el contrato firmado, la etiqueta y la franja (marca 1) pasan a ámbar, «Firmado · con cambios sin guardar», y un aviso (marca 2) advierte: «Atención: este documento está firmado. Tus cambios no forman parte de la firma; si lo guardas, constará como modificado después de firmarse».
Mostrar cambios
Cuando un documento firmado tiene cambios, la franja incluye el interruptor Mostrar cambios. Al activarlo, PDFecto compara la versión que se firmó, que el propio PDF conserva en su interior, con la que se ve ahora, y enmarca cada zona que ha cambiado con un rectángulo fino e intermitente:
Ámbar: lo añadido que la firma no cubre, como anotaciones guardadas después de firmar o los cambios aún sin guardar.
Rojo: contenido firmado que ha cambiado.
En movimiento. En el contrato alterado tras la firma, «Mostrar cambios» enmarca en rojo, parpadeando, la cuota cambiada.Modificado después de firmar. A este contrato firmado se le añadió después una línea roja bajo la cuota. La franja es ámbar, «Firmado · modificado después de firmar», y con el interruptor «Mostrar cambios» activado (marca 1) la línea añadida aparece enmarcada en ámbar.Contenido firmado cambiado. En esta copia manipulada, alguien tapó la cuota «1.480,00 €» y escribió «1.840,00» encima, añadiéndolo al final del archivo para que la firma siguiera pareciendo correcta. PDFecto lo detecta: la franja (marca 1) pasa a rojo, «Firmado · contenido firmado cambiado… la firma de Persona Ficticia ya no respalda lo que ves. No te fíes de él sin comprobarlo», y Mostrar cambios enmarca en rojo el importe cambiado.
Si la firma está rota (rojo «Firma no válida»), no se pueden enmarcar los cambios, porque lo alterado es la propia versión firmada y no queda un original con el que comparar. En un documento firmado no se pueden cambiar páginas ni editar su texto sin invalidar las firmas; anotar o volver a firmar, en cambio, conserva las firmas anteriores.
